ザーレン・コーポレーション株式会社（以下、「当社」という。」）は、当社の製品やサービスについて、お客様の満足と信頼を確保するために、お客様・取引先様などステークホルダーの個人情報を適切に保護することが社会的責務として重要であると考え、以下の方針に基づき、個人情報の保護、管理、運用、利用を徹底いたします。
1.法令遵守
当社は、当社が取り扱いまたは責任を有する個人情報の保護に関する適用ある法令、その他の規範を遵守するとともに、法令の変更に合わせ、この個人情報の保護の取り組みの継続的な改善、向上に努めます。
2.個人情報の保護体制
当社は、役員および従業員等に個人情報保護の重要性を周知徹底させ、継続的に教育･監督・見直しを実施し、維持します。
3.個人情報の取得と利用
当社が個人情報をお預かりする際には、その利用目的を明らかにし、または同意を得るなど、適用ある法令で求められている適法かつ公正な手段によって取得します。また、同意を得た利用目的の範囲あるいは法令に基づく要請の範囲を超えた利用、提供、取り扱いの委託は行いません。
4.第三者への提供または開示
当社は、あらかじめ必要な同意をいただいている場合、またはその他適用ある法令で認められている場合を除き、個人情報を第三者に提供または開示いたしません。なお、当社は、取得した個人情報を利用目的の達成に必要な範囲で業務委託先に提供または開示することがあります。その場合、当社は業務委託先に対して提供または開示した個人情報の適切な安全管理が図られるよう、必要かつ適切な措置を講じます。
5.安全管理
当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩など(以下「事故」という)を防止するため、必要かつ適切な組織的、技術的、および物理的な安全管理措置を講じます。また、安全管理措置に問題が確認された場合は、その原因を特定し、是正措置を講じます。
6.事故発生時の対応
当社は、個人情報の取り扱いに関連して事故が発生した場合に生じる被害を最小限にとどめるよう報告および対応体制を整備し、万一事故が発生した場合には、その原因究明と再発防止に向けた取り組みを行います。
7.個人情報保護マネジメントシステムの確立
当社は、取り扱う個人情報を適切に行うよう『個人情報保護マネジメントシステム（以下、当社規程）』を構築・実施し、維持するとともに継続的な改善に努めます。
8.お問い合わせ対応
当社は、ご本人様よりご自身の個人情報の取り扱いについての開示、訂正等の請求のご連絡をいただいた場合は、法令に従い適切かつ迅速に対応します。
個人情報の取り扱いについて
当社は、お客様・お取引先様・株主の皆様・従業員の方々の個人情報について、法令および「個人情報保護方針」に従い、適性な管理を行うとともに、個人情報の保護に努めます。 具体的には、以下の内容に従って個人情報の取り扱いを行います。
1.提供するサービスの概要
当社のすべての事業活動(石油製品・給油機器・販売促進ツールなどの製造・販売・サービス、ソフトウェアの作成・販売、情報通信サービスの提供、インターネットを利用した各種サービスの提供など)。
2.取得する個人情報とその取得方法
■取得する個人情報
(1)お客様情報（会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、SNSのIDなど）
(2)従業員情報（氏名、年齢、住所、電話番号、職歴、家族構成など）
(3)従業員などの個人番号
■取得方法
(1)直接本人より書面にて取得
(2)WebフォームおよびSNSによる取得
(3)本人確認のもと、直接本人もしくは代理店により取得
3.個人情報の利用目的
当社は、個人情報の取得および次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第18条第1項及びJIS Q 15001:2017（個人情報保護マネジメントシステム）を遵守します。
なお、予め明示・公表した利用目的の範囲を超えて、ご依頼者等の個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご依頼者等にその旨をご連絡し、同意をいただいた上で利用します。
ただし、それぞれのサービスで等で別途利用目的を定めている場合は当該利用目的に従います。
■お客様情報
(1)契約の履行（商品、サービス、受託業務）
取引契約の履行に付随するご連絡・お問い合わせ対応等
(2)商品・サービスに関する情報の提供および提案、連絡、マーケティング活動
メール・SNS・電話・郵送・FAX・訪問等によるご案内・連絡等
(3)商品・サービスの企画および利用等の調査に関するご案内・連絡・回答
アンケート等による商品、サービス、企画、お客様ご利用状況の調査等
(4)商品、サービス、その他のお問い合わせ、依頼等の対応、試用の提供
お客様からの各種お問い合わせ、資料請求などの依頼対応等
(5)商品の修理、サポート、メンテナンスへの対応およびその記録
(6)閲覧履歴や購買履歴、展示会・セミナーの来場履歴等の情報分析
商品・サービスに関する広告配信、ご案内等
(7)展示会、セミナー、トレーニング、懸賞、その他のイベントに関するご案内等
(8)代金の請求・回収・支払い等の事務処理
(9)統計資料の作成
(10)その他一般事務・業務等の連絡・お問い合わせ対応
(11)お客様からの委託もしくは個別のサービスにて同意を得た範囲内で利用する場合
(12)株主・その他の方からのお問い合わせに対する回答
(13)採用活動
■従業員情報
(1)労務、報酬、健康保険・厚生年金保険等の事務、福利厚生関連等
(2)入社手続き時(身元保証人等)
(3)その他、業務上必要な連絡、セキュリティ等
(4)退職者への情報提供および連絡など
■マイナンバー
(1)年金の資格取得･確認、給付を受ける際に利用。
(2)雇用保険等の資格取得・確認、給付を受ける際やハローワーク等の事務等に利用。
(3)医療保険等の保険料徴収等の医療保険者における手続、福祉分野の給付、生活保護の実施等、低所得者対策の事務等に利用。
(4)国民が税務当局に提出する確定申告書、届出書、調書等に記載。当局の内部事務等に利用。
(5)上記の他、社会保障、地方税、防災に関する事務その他これらに類する事務であって地方公共団体が条例で定める事務に利用。
4.個人情報の提供
当社は、次の場合を除き、ご本人様の個人情報を第三者に開示・提供をしません。
(1)ご本人様の同意がある場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、ご本人様の同意を取ることが困難な場合
(4)利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いの全部または一部を委託する場合
(5)合併、会社分割、営業譲渡その他の事由により事業承継が行われる場合
(6)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5.安全管理措置について
当社は、個人情報の漏洩、減失、毀損等を防止するため、個人情報を取り扱う管理責任者を置き、関連法令に従い、個人情報保護方針を策定したうえで、以下の通り、安全管理措置を講じています。
(1)基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のため、関係法令を遵守、お問い合わせ窓口等についての基本方針を策定しています。
(2)個人情報の取扱いに係る規律の整備
個人情報の取得、利用、開示、管理等のルールや、個人情報の取扱者の責務等について定めた社内規程を整備しています。
(3)組織的安全管理措置
個人情報保護の責任者を設置し、個人情報保護のために必要な体制を整備しています。
(4)人的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を実施しています。
(5)物理的安全管理措置
個人データを保有する区域において、入退室管理および持ち込む機器等の制限を行い、権限を有しない者による閲覧防止措置を実施しています。
(6)技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するとともに、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
(7)外的環境の把握
個人情報を外国に保管している場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。
万一、当社の取り扱う個人情報について漏洩等の事態が生じたときは、法令の定めに従い、個人情報保護委員会への報告やご本人への通知等の適切な対応をします。
6.個人情報の開示等
当社はお客様ご本人および従業員等またはその代理人が、個人情報に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止または消去、第三者提供の停止、第三者提供、記録の開示を請求される場合は、個人情報の開示などの回答書を出しています。
以下をご確認のうえ、ご連絡ください。
(ご本人様および代理人の確認について)
ご請求される場合、ご本人様および代理人を確認するための書類（以下「本人確認書類」）をご提出ください。各請求書を郵送する際に、次の本人確認書類（いずれも氏名、住所、生年月日が確認できるもの）を同封してください。
なお、本人確認書類において、氏名、住所、生年月日、免許証などの公的書類の発行番号、発行日および発行者（都道府県名、市区町村名など）以外の個人情報は、当社での本人確認には必要ありません。これらの個人情報は黒く塗りつぶすなど見えなくした後に提出をお願いします。
●請求される方がご本人様の場合
・運転免許証、健康保険証、パスポート、年金手帳などの公的書類の写し １点
（いずれも氏名、住所、生年月日が確認できるもの）
●請求される方が代理人の場合
・ご本人様の本人確認書類（上記） 1点
・代理人様の本人確認書類（上記） 1点
・ご本人様の委任状（実印による捺印が必要） １通
・ご本人様の印鑑登録証明書 １通
なお、代理人が親権者などの法定代理人の場合は、ご本人様との関係がわかる戸籍謄本または抄本もご提出ください。
委任状サンプル（PDF）
(ご請求について)
(1)ご請求の対象となる個人情報は、当社が個人情報の開示などの権限を有する個人情報です。（個人情報保護法に定める保有個人データと同じです）
(2)ご請求は、当社が保有している個人情報で特定されるご本人様または代理人に限ります。
(3)個人情報の開示をご請求される場合は「開示請求書」に、利用目的の通知をご請求される場合は「利用目的通知請求書」に、訂正等をご請求される場合は「訂正等請求書」に、利用停止等をご請求される場合は「利用停止等請求書」に、第三者提供記録の開示をご請求される場合は「第三者提供記録開示請求書」に、必要事項をご記入のうえ、「苦情・相談窓口」へご郵送ください。ご請求は、書面のみの受付です。（ご希望の方には、各請求書を当社から郵送します。その旨、お申し出ください。）
(4)各請求書を当社へ郵送する際の郵送費用は、ご本人様のご負担です。なお、各請求書を当社へ郵送する場合は、簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いします。
(5)ご請求の手数料は、1回ごとに1,000円(消費税込み)です。各請求書を当社へ郵送する際に、同額の「定額小為替」を同封してください。
手数料が不足していた場合は、ご連絡します。ご連絡後、1週間を経過しても手数料をお支払いいただけない場合は、ご請求は無効になります。
また、その他別途必要に応じて実費の追加費用負担をご請求する場合があります。
(6)個人情報の開示、利用目的の通知または第三者提供記録の開示を合わせて一度のご請求をする場合は、1回分の手数料(1,000円)です。
(7)いったんご請求いただきましたら、当社がご本人様の個人情報を保有していない場合、あるいは法令の定める理由により開示などができない場合につきましても、手数料は返却しません。
(8)訂正等ご請求の際は、当社の保有する「どの個人情報」について「どのように訂正等をするか」を具体的にご指示いただかない場合、訂正等はできません。
(9)当社および当社の委託会社の複数の法人を対象としてご請求された場合、ご請求に対応するため、お客様の個人情報を各委託会社に提供します。
開示請求書
利用目的通知請求書
訂正等請求書
利用停止等請求書
第三者提供記録開示請求書
(申請書の送付先)
〒530-0054
大阪市北区南森町1-4-19
ザーレン・コーポレーション株式会社 苦情・相談窓口
（苦情・相談窓口）
ご本人様の個人情報の取扱い、また個人情報保護方針全般に関する苦情および相談などがございました ら、以下、苦情・相談窓口までお問合せ下さい。
ザーレン・コーポレーション株式会社
住所：〒530-0054 大阪市北区南森町1-4-19 サウスホレスビル10F
電話：06-6314-0930
URL：http//www.zahren.co.jp/ Mail：info＠zahren.co.jp
制定：2022年（令和４年）7月25日
ザーレン・コーポレーション株式会社
〒530-0054 大阪市北区南森町1-4-19
代表取締役社長 鳥羽 暢子
